Aplikasi manajemen arsip surat menyurat PHP MySQLi

Dashboard admin Aplikasi Manajemen Surat (AMS) yang menampilkan statistik surat masuk, surat keluar, disposisi, dan klasifikasi surat.

Aplikasi manajemen arsip surat menyurat berbasis web ini dibuat menggunakan PHP MySQLi dengan tampilan material design dari Materializecss. Cocok digunakan untuk mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, hingga agenda surat di lingkungan instansi atau organisasi.

Kode ditulis dengan gaya prosedural dan database menggunakan MySQLi, pengembangan dari MySQL yang lebih modern. Source code tersedia dalam dua versi: versi lama (gratis) dan versi terbaru (berbayar) dengan fitur yang jauh lebih lengkap dan bebas error.

Fitur-fitur aplikasi

Aplikasi manajemen arsip surat menyurat ini dilengkapi fitur-fitur berikut:

  • Membuat dan mencetak disposisi surat masuk.
  • Membuat dan mencetak agenda surat masuk dan keluar berdasarkan rentang tanggal tertentu.
  • Upload lampiran file surat — mendukung file gambar (jpg, png) dan dokumen (doc, docx, pdf).
  • Galeri file lampiran yang telah di-upload.
  • Upload kode klasifikasi surat via file Excel berformat CSV.
  • Fitur pencarian data surat masuk dan surat keluar.
  • Data dan logo instansi yang dapat diganti dengan mudah.
  • Multi user: administrator dan petugas disposisi.
  • Edit profil dan password user.
  • Backup dan restore database.

Kebutuhan sistem

Untuk menjalankan aplikasi ini, diperlukan web server dengan dukungan PHP versi minimal 5.6.x atau di atasnya.

Cara install aplikasi manajemen surat

  1. Download source code aplikasi ini (link di bagian bawah).
  2. Ekstrak file yang telah didownload.
  3. Ganti nama folder ams_native-0.1.0 menjadi ams.
  4. Copy folder ams ke dalam folder htdocs.
  5. Buka folder include, lalu edit file config.php dan sesuaikan konfigurasi database:
<?php
$host     = "localhost";    // Nama host
$username = "root";         // Username database
$password = "masrud.com";   // Password database
$database = "ams_native";   // Nama database
  1. Buka phpMyAdmin, buat database baru bernama ams_native.
  2. Import file ams_native.sql dari folder database.

Buka browser dan akses http://localhost/ams/. Jika instalasi berhasil, halaman login akan muncul. Login menggunakan username masrud dan password masrud.com.

Tampilan login aplikasi manajemen arsip surat.

Cara mengganti password

  1. Login ke dalam aplikasi.
  2. Klik nama user di pojok kanan atas.
  3. Pilih Ubah Password.
  4. Masukkan password lama dan password baru, lalu simpan.
Tampilan edit profil dan ganti password.

Cara mengganti nama dan logo instansi

  1. Login ke dalam aplikasi.
  2. Buka menu Pengaturan, lalu pilih Instansi.
  3. Isi data serta logo instansi, lalu simpan.
Tampilan halaman pengaturan profil instansi.

Error umum dan solusinya

Access denied for user ‘root’@’localhost’ (using password: YES)

Error access denied for user ‘root’@’localhost’.

Error ini muncul jika user root database tidak menggunakan password, sementara konfigurasi aplikasi menyertakan password. Solusinya, kosongkan nilai password di config.php:

<?php
$host     = "localhost";    // Nama host
$username = "root";         // Username database
$password = "";             // Password dikosongkan
$database = "ams_native";   // Nama database

mysqli_fetch_array() expects parameter 1 to be mysqli_result, boolean given

Error mysqli_fetch_array() expects parameter 1 to be mysqli_result, boolean given.

Error ini menandakan database belum diimport. Import file ams_native.sql dari folder database melalui phpMyAdmin, lalu muat ulang halaman login.

Tampilan aplikasi

Berikut beberapa screenshot tampilan aplikasi manajemen arsip surat menyurat:

Dashboard admin Aplikasi Manajemen Surat (AMS) yang menampilkan statistik surat masuk, surat keluar, disposisi, dan klasifikasi surat.
Tampilan halaman transaksi surat.
Tampilan halaman tambah data surat.
Tampilan halaman konfirmasi hapus surat.
Tampilan halaman daftar agenda surat.
Tampilan halaman cetak agenda surat.
Tampilan halaman disposisi surat.
Tampilan halaman cetak disposisi surat.
Halaman tambah disposisi surat.
Tampilan halaman kode klasifikasi surat.
Tampilan halaman manajemen user.
Tampilan galeri file lampiran surat.
Tampilan detail file lampiran surat.

Perbandingan versi lama vs versi terbaru

Saat ini aplikasi manajemen surat tersedia dalam dua versi. Berikut perbandingan lengkapnya:

Versi terbaruVersi lama
Data surat masukData surat masuk
Autocomplete kode & asal surat masukAutocomplete kode surat masuk
Detail surat masuk—
Download lampiran file surat masuk—
Disposisi suratDisposisi surat
Autocomplete tujuan disposisi—
Detail disposisi—
Data surat keluarData surat keluar
Autocomplete kode & tujuan surat keluarAutocomplete kode surat keluar
Detail surat keluar—
Download lampiran file surat keluar—
Data surat cuti (tambah, detail, edit, hapus, cetak)—
Agenda surat masukAgenda surat masuk
Agenda surat keluarAgenda surat keluar
Agenda surat cuti—
Galeri file surat masuk (ajax infinite scroll)Galeri file surat masuk
Galeri file surat keluar (ajax infinite scroll)Galeri file surat keluar
Kode suratKode surat
Data pegawai (tambah, detail, edit, hapus, impor)—
Data userData user
Pengaturan profil instansiPengaturan profil instansi
Backup & restore databaseBackup & restore database
Profil & detail profil userProfil user
Ganti passwordGanti password
Tampilan lebih bersih dan responsif—
InsyaAllah bebas errorTerdapat error & bugs
Kode terstruktur, efektif, file rapihKode tidak terstruktur, file tidak rapih
Datatables server side rendering—
Password hashing BCRYPTEnkripsi MD5
MySQLi prepared statementMySQLi query standar
Koneksi database PDOKoneksi MySQLi standar

Coba langsung versi terbaru sebelum membeli: Demo versi terbaru (username: masrud / password: masrud.com)

Aplikasi versi terbaru tersedia dengan harga Rp175.000 Rp50.000 saja. Promo berlaku hingga 15 April 2026.

Download versi lama secara gratis: Download versi lama (gratis)

Artikel terkait.