Aplikasi manajemen arsip surat menyurat PHP MySQLi
Halo, pada posting kali ini saya akan membagikan source code aplikasi sederhana untuk mengelola surat masuk dan surat keluar berbasis web.
Aplikasi ini saya buat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan penulisan kodenya menggunakan style prosedural.
Sedangkan databasenya menggunakan MySQLi yang merupakan pengembangan dari MySQL yang sudah tidak lagi di-support oleh pihak pengembang.
Materializecss saya pilih sebagai framework untuk membuat tampilan aplikasi karena menghasilkan tampilan yang keren ala Google yaitu material design.
Fitur-fitur aplikasi
Aplikasi manajemen surat menyurat ini memiliki beberapa fitur, antara lain:
- Membuat dan mencetak disposisi surat masuk
- Membuat dan mencetak agenda surat masuk dan keluar berdasarkan rentang tanggal tertentu
- Upload lampiran file surat, baik file gambar (jpg dan png) maupun file dokumen (doc, docx dan pdf)
- Galeri file lampiran yang telah di-upload ke dalam aplikasi
- Upload kode klasifikasi surat (file excel berformat csv)
- Fitur pencarian data surat masuk dan surat keluar
- Data dan logo instansi yang dapat diganti dengan mudah
- Multi user (administrator dan petugas disposisi)
- Edit profil dan password user
- Backup dan restore database.
Kebutuhan sistem
Untuk menjalankan aplikasi ini, Anda harus memiliki sebuah web server yang mendukung PHP dengan versi minimal PHP 5.6.x atau di atasnya.
Bagi pengguna OS Windows bisa menggunakan XAMPP minimal versi 3.2.1 atau yang lebih baru.
Sedangkan bagi pengguna Ubuntu/Linux, Anda bisa menggunakan LAMPP stack. Silakan baca tutorial Cara install Apache, MySQL dan PHP pada Ubuntu/Linux Mint .
Cara install aplikasi
Berikut tutorial meng-install aplikasi manajemen surat:
- Silakan download source code aplikasi ini
- Kemudian ekstrak source code yang telah di download
- Akan muncul folder bernama
ams_native-0.1.0
. Ganti nama folder tersebut menjadi menjadiams
- Jika sudah, copy folder
ams
dan paste ke dalam folderhtdocs
- Buka folder
include
lalu edit fileconfig.php
- Atur
$host
,$username
,$password
dan$database
sesuai dengan yang Anda gunakan
<?php
$host = "localhost"; // Nama host
$username = "root"; // Username database
$password = "masrud.com"; // Password database
$database = "ams_native"; // Nama database
- Tahap berikutnya, buka phpMyAdmin lalu buat database baru bernama
ams_native
- Kemudian impor database
ams_native.sql
yang ada pada folderdatabase
- Selesai.
Untuk menjalankan aplikasi ini, silakan buka browser lalu ketikkan http://localhost/ams/
. Jika tidak ada error, maka akan tampil halaman login aplikasi.
Gunakan username masrud
dan password masrud.com
untuk login.
Cara mengganti password
Untuk mengganti password, simak panduan berikut:
- Silakan login ke dalam aplikasi
- Klik nama user pada pojok kanan atas
- Setelah itu pilih Ubah Password
- Silakan masukkan
password lama
danpassword baru
lalu simpan.
Cara mengganti nama instansi
Berikut langkah-langkah mengganti nama instansi:
- Silakan login ke dalam aplikasi
- Kemudian buka menu pengaturan lalu pilih Instansi
- Silakan isi data instansi serta logo instansi lalu simpan.
Berbagai error dan solusinya
Berikut adalah berbagai error yang terjadi karena salah konfigurasi aplikasi.
1. Access denied for user ‘root’@’localhost’
Apabila Anda menjumpai error seperti ini:
Itu artinya user root
yang Anda gunakan tidak menggunakan password, sedangkan pada konfigurasi database Anda menggunakan password.
Solusinya kosongkan password pada config.php
.
2. mysqli_fetch_array() expects parameter 1 to be mysqli_result, boolean given in
Jika Anda menemui error seperti ini:
Itu artinya Anda belum mengimpor database aplikasi manajemen surat. Solusinya impor database yang sudah saya sertakan dalam folder database
.
Tampilan aplikasi
Berikut beberapa screenshot tampilan aplikasi manajemen surat.
Aplikasi ini masih banyak kekurangan dan perlu perbaikan serta pengembangan. Meskipun demikian sudah dapat digunakan untuk mendata, membuat disposisi serta mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
Informasi update aplikasi
Aplikasi manajemen surat sekarang ada dua versi, versi terbaru (berbayar) dan lama (gratis).
Berikut beberapa perbedaan antara kedua versi aplikasi ini:
Versi terbaru | Versi lama |
---|---|
Data surat masuk | Data surat masuk |
Autocomplete kode & asal surat masuk | Autocomplete kode surat masuk |
Detail surat masuk | - |
Download lampiran file surat masuk | - |
Disposisi surat | Disposisi surat |
Autocomplete tujuan disposisi | - |
Detail disposisi | - |
Data surat keluar | Data surat keluar |
Autocomplete kode & tujuan surat keluar | Autocomplete kode surat keluar |
Detail surat keluar | - |
Download lampiran file surat keluar | - |
Data surat cuti (tambah, detail, edit, hapus, cetak) | - |
Agenda surat masuk | Agenda surat masuk |
Agenda surat keluar | Agenda surat keluar |
Agenda surat cuti | - |
Galeri file surat masuk (ajax infinite scroll) | Galeri file surat masuk |
- | Filter file lampiran surat masuk |
Galeri file surat keluar (ajax infinite scroll) | Galeri file surat keluar |
- | Filter file lampiran surat keluar |
Kode surat | Kode surat |
Data pegawai (tambah, detail, edit, hapus, impor) | - |
Data user | Data user |
Pengaturan profil instansi | Pengaturan profil instansi |
Backup database | Backup database |
Restore database | Restore database |
Profil user | Profil user |
Detail profil user | - |
Ganti password | Ganti password |
— | — |
Tampilan lebih bersih dan rapih | - |
Lebih mudah digunakan & responsif | - |
InsyaAllah bebas error | Terdapat error & bugs |
— | — |
Kode lebih sedikit, lebih rapih, terstruktur & efektif | Kode lebih banyak, tidak terstruktur & tidak efektif |
File & folder lebih terstruktur & rapih | File & folder tidak terstruktur |
Menggunakan datatables server side rendering | - |
Password hashing dengan BCRYPT | Enkripsi password dengan MD5 |
MySQLi query dengan prepared statement | MySQLi query standar |
Koneksi database dengan PDO | Koneksi database MySQLi standar |
Demo aplikasi (username: masrud
/ password: masrud.com
)
Dapatkan aplikasi versi terbaru hanya dengan 150 ribu 60 ribu saja. Promo berlaku hingga 15 Oktober 2024.
Buruan order sekarang sebelum harga naik!
Untuk info lebih lanjut, silakan hubungi saya .