Aplikasi arsip digital siswa CodeIgniter

Administrasi merupakan salah satu kegiatan yang pasti dilakukan pada setiap instansi, termasuk instansi pendidikan/sekolah.

Kegiatan administrasi dilakukan agar suatu instansi tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Contohnya adalah pengarsipan data.

Pengarsipan adalah suatu proses mengumpulkan, mengelola dan menyimpan data secara teratur dan terstruktur. Pengarsipan data dokumen siswa dapat dilakukan secara manual maupun secara digital.

Pengarsipan secara manual dilakukan dengan mengumpulkan semua dokumen siswa kemudian mendata berkas tersebut lalu menyimpannya ke dalam lemari arsip.

Sedangkan pengarsipan digital hampir sama dengan manual, bedanya sebelum dokumen disimpan pada lemari arsip, data dokumen tersebut di-inputkan terlebih dahulu ke dalam sistem arsip digital.

Ardis Tampilan awal aplikasi arsip digital data siswa

Untuk mengarsipkan data siswa secara digital maka diperlukan suatu aplikasi. Nah, berikut ini saya bagikan sebuah aplikasi sederhana untuk mengarsipkan data dokumen siswa.

Aplikasi ini dibuat menggunakan framework CodeIgniter , MySQLi, jQuery, DataTables dan Bootstrap. Sebenarnya aplikasi ini terdiri dari dua aplikasi yaitu ARDIS dan ARDOS serta menggunakan satu database.

ARDIS dapat digunakan tanpa ARDOS, namun ARDOS tidak dapat digunakan tanpa ARDIS. Alasannya karena data siswa yang digunakan dalam ARDOS harus di-inputkan terlebih dahulu melalui ARDIS.

Kenapa tidak satu aplikasi saja?

Sebenarnya aplikasi ini adalah permintaan teman yang ingin dibuatkan aplikasi sederhana untuk mendata siswa yang sudah mengumpulkan ijazah atau belum saat pendaftaran siswa baru (ARDIS).

Kemudian selang beberapa hari teman tersebut meminta kembali untuk dibuatkan aplikasi untuk mengelola lokasi arsip data dokumen siswa (ARDOS). Akhirnya terciptalah ARDOS.

Namun karena repot menggunakan dua aplikasi yang hampir sama secara bersamaan, akhirnya kedua aplikasi tersebut digabung menjadi satu (namun itu tidak saya bagikan). 😁

Kalau mau digabungkan sendiri ya silakan saja. Hehehehe…… 😬

1. ARDIS

Arsip Digital Siswa (ARDIS) adalah aplikasi sederhana untuk mengelola data administrasi siswa secara digital, dilengkapi dengan beberapa fitur, antara lain:

  • Import data siswa (format *.csv)
  • Upload data administrasi siswa berupa:
    • Kartu Keluarga
    • KTP Ayah
    • KTP Ibu
    • KIP/KPS
    • SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu)
    • Ijazah
    • SKHUN
  • Rekap kelengkapan data siswa berdasarkan kelas, jurusan dan status kelengkapan data
  • Arsip siswa berdasarkan status siswa yang tidak aktif
  • Cetak detail data siswa
  • Multi user (administrator dan operator)
  • AJAX search pada homepage
  • Fitur search, filter, pagging dan show perpage pada halaman list data
  • Notifikasi error input berbahasa Indonesia
  • Reset password oleh admin (password default setelah reset: mberu3)
  • Ubah nama dan password user

Tampilan ARDIS

Ardis Tampilan awal aplikasi ardis

Ardis dashboard Tampilan dashboard aplikasi ardis

Ardis data siswa Tampilan list data siswa

Ardis detail siswa Tampilan detail siswa

Ardis rekap data siswa Tampilan rekap data siswa

2. ARDOS

Arsip Dokumen Siswa (ARDOS) adalah aplikasi sederhana untuk mengelola lokasi arsip dokumen siswa. Fitur-fiturnya antara lain:

  • Menggunakan database yang sama dengan ARDIS
  • Cek list kelengkapan data:
    • Kartu Keluarga
    • KTP Ayah
    • KTP Ibu
    • KIP/KPS
    • SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu)
    • Ijazah
    • SKHUN
  • Lokasi dokumen berdasarkan lemari, bendel, map serta kode map
  • Otomatis mengubah status siswa menjadi tidak serta mengarsipkan data siswa jika dokumen siswa diambil karena lulus/keluar
  • Pinjam dan kembalikan ijazah
  • Rekap jumlah data pinjaman (ijazah dan skhun)
  • Multi user (administrator dan operator)
  • AJAX search pada homepage
  • Fitur search, filter, pagging dan show perpage pada halaman list data
  • Notifikasi error input berbahasa Indonesia

Tampilan ARDOS

Ardos homepage Tampilan awal aplikasi ardos

Ardos dashboard Tampilan dashboard aplikasi ardos

Ardos data dokumen Tampilan list data dokumen

Ardos detail dokumen Tampilan detail dokumen

Ardos arsip dokumen Tampilan arsip dokumen

Kebutuhan sistem

Untuk menggunakan kedua aplikasi ini, kita harus memiliki sebuah web server yang mendukung PHP 5.6.x ke atas. Jika menggunakan OS Windows, bisa menggunakan XAMPP minimal versi 3.2.1.

Sedangkan jika menggunakan OS Ubuntu/Linux Mint, bisa dengan meng-install LAMPP stack. Silakan baca tutorialnya pada artikel Cara install Apache, MySQL dan PHP pada Ubuntu/Linux Mint .

Konfigurasi aplikasi

Untuk menggunakan kedua aplikasi ini, silakan setting koneksi databasenya terlebih dahulu. Caranya:

  • Silakan buka folder application/config
  • Lalu edit file database.php
  • Silakan sesuaikan hostname, username, password dan database sesuai dengan yang Anda gunakan

Untuk login ke dalam aplikasi, gunakan username masrud dan password masrud.com.

Download aplikasi