Aplikasi manajemen arsip surat menyurat PHP MySQLi

Halo, pada posting kali ini saya akan membagikan source code aplikasi sederhana untuk mengelola surat masuk dan surat keluar berbasis web.

Aplikasi ini saya buat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan penulisan kodenya menggunakan style prosedural.

Sedangkan databasenya menggunakan MySQLi yang merupakan pengembangan dari MySQL yang sudah tidak lagi di-support oleh pihak pengembang.

Materializecss saya pilih sebagai framework untuk membuat tampilan aplikasi karena menghasilkan tampilan yang keren ala Google yaitu material design.

Fitur-fitur aplikasi

Aplikasi manajemen surat menyurat ini memiliki beberapa fitur, antara lain:

• Membuat dan mencetak disposisi surat masuk
• Membuat dan mencetak agenda surat masuk dan keluar berdasarkan rentang tanggal tertentu
• Upload lampiran file surat, baik file gambar (jpg dan png) maupun file dokumen (doc, docx dan pdf)
• Galeri file lampiran yang telah di-upload ke dalam aplikasi
• Upload kode klasifikasi surat (file excel berformat csv)
• Fitur pencarian data surat masuk dan surat keluar
• Data dan logo instansi yang dapat diganti dengan mudah
• Multi user (administrator dan petugas disposisi)
• Edit profil dan password user
• Backup dan restore database.

Kebutuhan sistem

Untuk menjalankan aplikasi ini, Anda harus memiliki sebuah web server yang mendukung PHP dengan versi minimal PHP 5.6.x atau di atasnya.

Bagi pengguna OS Windows bisa menggunakan XAMPP minimal versi 3.2.1 atau yang lebih baru.

Sedangkan bagi pengguna Ubuntu/Linux, Anda bisa menggunakan LAMPP stack. Silakan baca tutorial Cara install Apache, MySQL dan PHP pada Ubuntu/Linux Mint .

Cara install aplikasi

Berikut tutorial meng-install aplikasi manajemen surat:

• Silakan download source code aplikasi ini
• Kemudian ekstrak source code yang telah di download
• Akan muncul folder bernama ams_native-0.1.0. Ganti nama folder tersebut menjadi menjadi ams
• Jika sudah, copy folder ams dan paste ke dalam folder htdocs
• Buka folder include lalu edit file config.php
• Atur $host, $username, $password dan $database sesuai dengan yang Anda gunakan

<?php
$host     = "localhost";    // Nama host
$username = "root";         // Username database
$password = "masrud.com";   // Password database
$database = "ams_native";   // Nama database

• Tahap berikutnya, buka phpMyAdmin lalu buat database baru bernama ams_native
• Kemudian impor database ams_native.sql yang ada pada folder database
• Selesai.

Untuk menjalankan aplikasi ini, silakan buka browser lalu ketikkan http://localhost/ams/. Jika tidak ada error, maka akan tampil halaman login aplikasi.

Halaman login

Gunakan username masrud dan password masrud.com untuk login.

Cara mengganti password

Untuk mengganti password, simak panduan berikut:

• Silakan login ke dalam aplikasi
• Klik nama user pada pojok kanan atas
• Setelah itu pilih Ubah Password
• Silakan masukkan password lama dan password baru lalu simpan.

Ganti password

Cara mengganti nama instansi

Berikut langkah-langkah mengganti nama instansi:

• Silakan login ke dalam aplikasi
• Kemudian buka menu pengaturan lalu pilih Instansi
• Silakan isi data instansi serta logo instansi lalu simpan.

Pengaturan instansi

Berbagai error dan solusinya

Berikut adalah berbagai error yang terjadi karena salah konfigurasi aplikasi.

1. Access denied for user ‘root’@’localhost’

Apabila Anda menjumpai error seperti ini:

Access denied for user 'root'@'localhost'

Itu artinya user root yang Anda gunakan tidak menggunakan password, sedangkan pada konfigurasi database Anda menggunakan password.

Solusinya kosongkan password pada config.php.

2. mysqli_fetch_array() expects parameter 1 to be mysqli_result, boolean given in

Jika Anda menemui error seperti ini:

mysqli_fetch_array() expects parameter 1 to be mysqli_result, boolean given in

Itu artinya Anda belum mengimpor database aplikasi manajemen surat. Solusinya impor database yang sudah saya sertakan dalam folder database.

Tampilan aplikasi

Berikut beberapa screenshot tampilan aplikasi manajemen surat.

Dashboard

Transaksi surat

Tambah data surat

Hapus data surat

Daftar agenda surat

Cetak agenda surat

Disposisi surat

Cetak disposisi surat

Tambah disposisi surat

Kode klasifikasi surat

Manajemen user

Galeri file lampiran surat

Detail file surat

Aplikasi ini masih banyak kekurangan dan perlu perbaikan serta pengembangan. Meskipun demikian sudah dapat digunakan untuk mendata, membuat disposisi serta mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.

Informasi update aplikasi

Aplikasi manajemen surat sekarang ada dua versi, versi terbaru (berbayar) dan lama (gratis).

Berikut beberapa perbedaan antara kedua versi aplikasi ini:

Demo aplikasi (username: masrud / password: masrud.com)

Dapatkan aplikasi versi terbaru hanya dengan 150 ribu 65 ribu saja. Promo berlaku hingga 30 November 2024.

Buruan order sekarang sebelum harga naik!

Untuk info lebih lanjut, silakan hubungi saya .

Download aplikasi